Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir möchten euch über eine wichtige Änderung informieren, die ab dem 1. Juni 2024 im Vertragsmanagement umgesetzt wird.
Hintergrund:
Unser Vertragsmanagement-Team hat in den letzten Monaten intensiv analysiert, wie wir unsere Prozesse effizienter gestalten können. Ziel ist es, die Bearbeitungszeit weiter zu reduzieren und die Verantwortung auf mehrere Personen im Unternehmen zu verteilen. Ebenso sehen wir sehr hohe Schnittmengen mit dem Team der Stammdatenpflege, da Kassenverträge, Vertragspreise und Artikelanlage in einem engen Zusammenhang stehen.
Aufgaben im Vertragsmanagement:
- Prüfung von Kassenverträgen bzw. Beitrittsanfragen
- Durchführung von Beitritten
- Aufbereitung der Vertragsdaten in Acriba
- Bearbeitung von Rückfragen (‚wieso wird kein Preis gezogen?‘, ‚Haben wir für die BKK XYZ einen Vertrag?‘)
- Dokumentation
- Bereitstellung von Informationen an alle Partnerbetriebe
Änderungen:
Themenverteilung: Ab dem genannten Datum werden die Themen des Vertragsmanagements thematisch aufgeteilt. Jeder von uns wird für bestimmte Vertragsarten oder -bereiche zuständig sein. Dadurch können wir uns besser spezialisieren und schneller agieren.
Automatisierung: Wir werden verstärkt auf automatisierte Tools und Workflows setzen, um repetitive Aufgaben zu minimieren. Das ermöglicht uns, uns auf komplexe Fälle zu konzentrieren.
Zentrales E-Mail-Postfach: Wir haben ein zentrales E-Mail-Postfach eingerichtet: vertrag@venavital.de.
An dieses sind künftig alle Anliegen, die im weitesten Sinne im Zusammenhang mit Vertragsfragen stehen, zu adressieren.
Schulungen und Wissenstransfer: Unser Team wird regelmäßig an Schulungen teilnehmen, um sicherzustellen, dass alle Kolleginnen und Kollegen mit den neuen Prozessen vertraut sind. Außerdem werden wir unser Wissen untereinander teilen, um voneinander zu lernen.
Wichtige Information: Wir möchten euch darauf hinweisen, dass wir im Unternehmen eine effiziente E-Mail-Kommunikation sicherstellen möchten. Aus diesem Grund bitten wir darum, keine personalisierten E-Mails zu schreiben oder den Support der HLS zu konsultieren, sondern stattdessen das neue Postfach vertrag@venavital.de zu nutzen.
Warum?
Schnellere Reaktionszeit: Im Allgemeinpostfach können wir Anfragen und Anliegen schneller bearbeiten, da alle relevanten Personen darauf zugreifen können.
Effizienz: Personalisierte E-Mails erfordern zusätzliche Zeit für die individuelle Anpassung. Im Allgemeinpostfach können wir uns auf die Kernbotschaft konzentrieren und effizienter arbeiten.
Vermeidung von Missverständnissen: Manchmal kann eine personalisierte E-Mail zu Missverständnissen führen, wenn nicht alle relevanten Personen im CC stehen. Im Allgemeinpostfach sind alle auf dem gleichen Informationsstand.
Eure Rolle:
Wir möchten hervorheben das eine engen Abstimmung bei Vertragsänderungen in unserem Unternehmen notwendig ist. Gemeinsam mit den Verantwortlichen der Fachbereiche können wir sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden und die Interessen aller Beteiligten gewahrt bleiben.
Wir bitte euch, diese Änderungen zu unterstützen, aktiv mitzuarbeiten und dies Information den einzelnen Kolleginnen und Kollegen zugänglich zu machen. Gemeinsam werden wir das Vertragsmanagement noch effizienter gestalten und den Erfolg unseres Unternehmens vorantreiben.
Bei Fragen oder Anregungen stehen wir gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Martin Kasper Patrick Klein
Geschäftsführer Leiter Einkauf
Mobil: +49 151 11116838 Mobil: +49 152 25476389
Mail: m.kasper@hls-management.de Mail: p.klein@vhg-team.de
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